以前から情報伝達には苦労していました。「言った」だの「聞いていない」だの水掛け論の責任逃れ。これってどこの会社でも起きている問題ではないでしょうか。

当社もいろいろな対策を講じてきました。

  ・口頭でのやり取り禁止
  ・必ずメモ書きで伝達する
  ・掲示板に張り出す
  ・関係者全員にコピーを配布する
  ・電話での伝達は極力やめ、メールを活用する
  ・FAXでの伝達
                    等々

これでも間違えは後を絶ちませんでした。そこで5年前ほどから社内でのやり取りは、全てeメールでの情報伝達に変えたのです。

既に社内には30台以上のパソコンを駆使して生産管理・販売管理システムを構築していましたので導入は思いのほかスムーズに行きました。

当時としては大きい会社では当たり前でしたが、当社規模の会社での利用としては結構早かったのではないかと思います。


社内 eメール のルール

今となっては当たり前の事ですが、ビジネスeメールに不慣れな社員も多かったのでメールのやり取りには、ある程度のルールが必要でした。

  ○必ず当日に全件読む
  ○用件はどんな内容でも全パソコンに送信する
  ○「言った言わない」で起きたトラブルはメールを受け取った側の全面的な責任
  ○部署内で関係ある内容はプリントアウトして部署員へ配布する


どんな内容でも全社にメールするところが当社の特徴ではないでしょうか。このことで社内でどんな事が起きているかが、全員に配信されますので情報が必然的に共有されます。

情報は洪水の如く配信されますが、どれ一つとして自らに関係無い情報はないのです。他人事では許されません。また、メールにより記録も残りますから、責任問題も明確になるわけです。



どんなメールがやり取りされるか?

  ○品質異常の速報
  ○品質異常の原因対策報告
  ○不良率等の日刊品質情報
  ○新規品の作業指示速報
  ○社内工程間の納期確認
  ○ホウ・レン・ソウ
  ○社長からの訓示
  ○社内行事の連絡
                    等々

品質
に関するメールは一番多く配信されており、それだけに品質問題には全員がシビアになっていることと、いかに最重要な案件であるを理解している証拠です。

また、品質の情報に対するアクションは対応が早ければ早いほど効果的ですが、今では品質に関する情報が配信されるとその場であちこちで反応が起きます。

メールには不具合の写真が貼付され、現物を確認しなくても不具合の状態が写真から確認でき、より正確な情報を入手できます。このようなメールが全員に配信されていますので早い段階で解決の糸口が見つかるのです。

納期に関してのメールも頻繁です。メール内での段取りも全員で見ていますので当事者以外から最善の対応策が提案されたりします。

また、妥協を許しませんから当事者同士で納期が遅れることを納得していたとしても周りから非難と共にフォローの手が伸びることで常に最善策にて解決することが可能です。

社長からの訓示もしかりです。
当社は本社工場と佐野工場に別れていますので一斉に訓示を述べるのも容易ではなかったのです。しかし今では思い立った時に、思い立った時間にタイムリーな話題を訓示することによりトップの考えが末端まで伝わるようになりました



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