共和工業『コネタ集』
	読みやすいメール・見落とされないメールの書き方
当社内での、主な仕事のやり取りはメールで行っています。 　　詳しくは・・・「メール活用による情報網」ページ 人によっては、毎日１００通前後のメールが飛び交ってます。 こうなると、全てのメールを読みこなすのは大変な作業になります。 大事なメールを流して読んでしまったり、下手をすると見落としてしまうメールも しばしば発生してしまいます。これでは便利なツールも何の意味もなくなります。 そこで、こういったミスを起こさないための工夫が必要です。 また、文章のレイアウトも紙のレポートとは違い、メールなりに読みやすい レイアウトがあります。 当社では、読みやすいメール・見落とされないメールを実践しています。 ＜読みやすいメール＞ ●１行の文字数はダラダラ長くしないで、３０〜４０文字にする。 ●モニターを通して読む性質上、ずらずらと文章を書かないで３〜５行書いたら 　 「空白の行」を入れる。 ●普通の文章よりも、意識的に「、」句読点を多めに使う。 ここで上げた３つの工夫だけで、全然読みやすいメールに変身します。 例えば・・・（社内の「ホウ・レン・ソウ」　メールより）　　※「ホウレンソウ」メールとは＞＞＞ ＞＞そのままのメール 　 そして、私自身日々の仕事に真剣に取り組み、周りの人との信頼関係をしっかり作り、皆が「よしやるぞ」とやる気になるような環境づくりをして行けるように努力致します。また、後輩が新人ｓに指導出来る支援をし、出来る事が明確になってきた時に、それがやりやすいような環境づくりをしてあげられるような人になって行きたいです。「目先の仕事の結果」も大切ですが、「人を育てて行く」この事も大切だと考えて居ます。自分が新人ｓの指導を全て行うのでは無く、後輩に力を発揮させる事が出来るようにして行きたいです。 ＞＞読みやすくしたメール 　 そして、私自身日々の仕事に真剣に取り組み、周りの人との信頼関係を しっかり作り、皆が「よしやるぞ」とやる気になるような、環境づくりをして 行けるように努力致します。 また、後輩が新人ｓに指導出来る支援をし、出来る事が明確になってきた 時に、それがやりやすいような環境づくりをしてあげられるような人になって 行きたいです。 「目先の仕事の結果」も大切ですが、「人を育てて行く」この事も大切だと 考えて居ます。 自分が新人ｓの指導を全て行うのでは無く、後輩に力を発揮させる事が 出来るようにして行きたいです。 ※メールは、紙のレポートとは違い、モニターを通して読む。って観点を重視して 　 それなりの工夫が必要になります。 ＜見落とされないメール＞ ●「件名」に目立つ記号を使う。（●◆★■【　】など） （例）＞＞普通の件名 　　　　　　　　　件名　：　新規注文「シリコーンカバー」の試作指示 　　　＞＞目立つ件名 　　　　　　　　　件名　：　◆新規試作◆【シリコーンカバー】の作業指示 ※件名にちょっとした工夫をすることで、大事なメールを探す時に目立つので便利です。 　 また、自分が出したメールを探すときの工夫として●は試作の時、◆は緊急の時 　 ★は社内連絡事項　などを自分で決めておくと、より探すときに便利です。 ●全社に配信しても、特に気にして欲しい人がいる場合は、用件の 　　冒頭に名指しにする。また、名前には、色をつけて目立たせる。 （例）＞＞普通の用件の冒頭 　　　　　　　　　新規注文でシリコンカバーの試作を行いますので確認してください。 　　　＞＞気にしてほしい人がいる場合の冒頭 　　　　　　　　　技術課へ 　　　　　　　　　新規注文でシリコンカバーの試作を行いますので確認してください。 ※固有名詞があると、受け取った側は流さずに、意識的にみる心理になります。 ●下部に大事な用件がある場合は、冒頭に警告文を書いておく。 　 　　　　スクロールしないと、大事な文章部分に行き着かないようなメールの場合は 　　　　冒頭に目立つように　【文末に、大事な用件が書いてあります】　と記した 　　　　だけで、メールを受け取った側は、いつもより真剣にメールを読む心理になります。 　　　　 メールを出す側も、受け取る側も、ちょっとした工夫があるだけで、効率的に仕事が できるようになります。メールという便利なツールを使いこなすもこなさないも、メールの 持つ性質を柔軟に考えて、対応していくことだと思います。
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